Les courriels au bureau : 5 règles de bienséance

L’entreprise pour laquelle vous travaillez vous oblige-t-elle à communiquer par courriel ? Vous êtes-vous déjà retrouvé au milieu d’une empoignade de courriel ? Connaissez-vous des collègues de travail qui ne perfectionnent pas l’art de la bienséance électronique ?

Il est malheureux de constater que plusieurs situations subsistent encore de nos jours où il convient de rappeler qu’un guide sur l’étiquette électronique existe. Même si le Netiquette Guidelines de Sally Hambridge fut créée en 1995, il est toujours d’actualité. Ce guide est riche en règles de savoir-vivre et fait l’énumération des choses à faire et à ne pas faire sur le web.

Commençons donc par 5 règles sur l’utilisation du courriel au bureau fortement inspirées de cas vécus :

Savoir faire suivre un courriel

Avez-vous déjà reçu des communications inutiles au bureau ? Un simple FYI ou PTI n’est pas approprié dans toutes les situations, particulièrement si vous faites suivre un courriel à des collègues ou des subordonnés n’ayant pas pris connaissance du sujet apriori … et surtout s’ils ont 50 pieds de texte à dérouler ! Dans pareil cas, il est de bonne augure d’y ajouter une phrase ou deux afin de faire ressortir l’information essentielle que le destinataire est invité à retenir. Ils vous en remercieront.

L’utilisation des majusculesscream

Les lettres majuscules ayant une certaine prestance, il est préférable de les utiliser à bon escient. La majuscule sert habituellement en début de phrase ou bien pour marquer les noms propres. Il est parfois indiqué d’insérer un mot en majuscule à même une phrase pour y ajouter de l’emphase. Cependant, il est très mal vu d’écrire votre courriel en n’utilisant que des majuscules. Le destinataire se sentirait sans doute oppressé voire choqué, COMME SI VOUS LUI AVIEZ CRIÉ À TUE-TÊTE LES TÂCHES À ACCOMPLIR AVEC UN TON CONDESCENDANT !!! Soyez galant, évitez les malentendus !

Gérer les multiples destinataires en copiedestinataires

Faire un choix scrupuleux des destinataires inclus pour l’envoie de votre courriel est une étape importante et trop souvent pris à la légère. Le monde entier n’a pas besoin d’être inclus sur l’ensemble de vos communications. Prenez quelques minutes afin de bien évaluer à qui cette information profitera et qui pourrait répondre à vos questions. Ciblez les personnes-clés et laissez-les rediriger votre courriel à ceux qui possèdent l’information. Vous aurez ainsi une réponse bien plus précise et éviterez de semer la confusion.

L’objet doit annoncer le sujet du courriel 

Cette règle est sans doute la plus simple à respecter : votre courriel doit avoir un objet et celui-ci doit refléter le sujet de la communication envoyée. Cela peut vous paraitre évident mais la plupart des employés parlent souvent, dans un même courriel, de deux ou trois sujets n’ayant peu ou pas de relation. Votre message doit se démarquer, il doit attirer l’attention, l’objet se doit d’être précis. De plus, il est préférable de ne pas continuer une chaine de courriel sous l’objet initial si celui-ci a changé. Et puis, que penser des courriels qui arrivent sans objet ? Un courriel sans objet peut sembler être une erreur d’expédition ou une marque de non-respect pour les destinataire. Prenez donc quelques minutes pour ajouter un objet à votre communication !

Éviter les empoignades de courriel ou email fights
Fight-in-the-office

Vous arrive-t-il parfois d’être inclus dans une empoigne de courriel malgré vous ? Ce phénomène est souvent provoqué par un courriel imprécis sur un sujet délicat et envoyé à beaucoup de destinataire ayant des visions différentes. Moins d’une heure après l’envoie, votre boite de courriel peut avoir reçu 10, 15, 20 courriels en réponses à l’original ! Vous aurez sans doute constaté que toutes ces réponses partent dans tous les sens et que l’émotion devient palpable. Comme expliqué dans cette vidéo Why Email Starts Fights, l’utilisation des courriels se prête bien lorsqu’il s’agit de faits et de données. Cependant si vous devez discuter de problems, d’une situations ou d’un sujet sensible ayant une portée émotive, il est conseillé de communiquer par téléphone ou mieux encore, en face à face. Vous éviterez les prises de bec et bien des maux de tête !

Avez-vous des collègues qui vous exaspèrent lorsqu’ils vous envoient des courriels ? Partagez avec nous les cas les plus cocasses qui vous soient arrivés !

Quelques liens pratiques:
Fundamental Email Etiquette: 26 Easy Rules to Follow : http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm

Business Email Etiquette : http://www.businessemailetiquette.com/business-e-mail-etiquette-basics/

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10 réflexions sur “Les courriels au bureau : 5 règles de bienséance

  1. Super billet! On a l’impression que ces 5 règles sont évidentes, mais force est de constater que certains auraient besoin de consulter ton blogue pour savoir se comporter en courriel ahah! J’ai la chance d’avoir des collègues qui savent comment utiliser les courriels au bureau, mais je serais curieuse de lire les anecdotes des autres. :p
    Pis les caps lock (majuscule), je trouve ça tellement agressant!!!

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  2. Excellent billet, merci beaucoup! J’ai déjà eu un collègue qui n’écrivait qu’en MAJUSCULES et pour qui l’objet du courriel servait souvent de corps du message, sans oublier les nombreuses fautes qui ne m’aidait pas du tout à comprendre…! On peut dire que cela n’aide pas la crédibilité. Je suis bien d’accord, les règles de l’art du courriel ne sont pas toutes suivies et mériteraient à être rappelées de temps en temps ! Quand on pense au nombre d’heures passées à répondre à des courriels et à les gérer dans une journée, on se rend compte à quel point il est important de suivre ces règles pour mieux investir son temps de travail. Il est recommandé de se poser la question suivante, avant d’entreprendre la rédaction d’un courriel: est-ce que je pourrais téléphoner si la réponse demandée est complexe ? Je comprends qu’un courriel peut témoigner d’une décision, ce qui n’est pas négligeable…mais en principe celle-ci devrait être consignée ailleurs ou bien transmis par courriel par la suite aux personnes concernées.

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  3. Votre billet est quasiment d’utilité publique, en plus d’être drôle et superbement imagé. J’aime la cohérence colorée de votre thème avec vos illustrations. La sobriété et la clarté. C’est (très) agréable à lire.

    Le courriel en entreprise est devenu un réflexe étrange. Presque une démangeaison. C’est comme parler sans se demander si c’est impératif ou nécessaire. Juste pour le fait.

    Sans parler comme vous le soulignez si bien de comment on rédige ces courriels, majuscules agressives, empoignades inutiles, lecture en diagonale et précipitation dans la réponse, incompréhension et imbroglio, du contenu qui est un véritable fouillis, du vocabulaire et du langage.

    Merci.

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    1. Merci Dave pour ton commentaire. En effet, beaucoup trop de gens en milieu de travail ne font pas une utilisation efficace de l’outil qu’est le courriel. Certains ne l’ont jamais appris tandis que d’autres ne se forcent tout simplement pas. Je vais continuer ma recherche afin de découvrir plus de trucs provenant d’entreprises qui ont été en mesure de bien encadrer la pratique. …à suivre!

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  4. Quel bon billet! J’ai l’impression que tu as écris cet article sur mesure pour mes collègues! Travaillant au sein d’un milieu hyper professionnel, je m’attendais à un minimum de professionnalisme de la part des employés de la firme. Eh non! Au contraire, ce sont certainement les pires courriels que j’ai reçu de toute ma vie. Preuve comme quoi il ne faut pas se fier aux apparences. J’ai moi aussi envie de partager ton billet à l’ensemble du bureau!

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